DEZ DICAS IMPORTANTES PARA UMA BOA GESTÃO DOS ESTOQUES NA SUA EMPRESA

Hoje em dia, cada vez mais observamos a necessidade de uma boa gestão no que diz respeito à gestão dos estoques nas empresas, ou seja, uma melhor eficiência no ressuprimentos de materiais. Para tanto trataremos inicialmente da classificação dos materiais de uma empresa fabril.

1.      Classificação de MATERIAL:

A classificação de material surge por necessidade, uma vez que com o aumento da industrialização e da produção em série, foi necessário, para que não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insuficiência de peças em estoque.

2.      Em relação ao ESTOQUE:

ITENS DE ESTOQUE: São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância da empresa.

ITENS DE CONSUMO IMEDIATO: São itens adquiridos esporadicamente, sem passar pelos controles de reposição de estoque.

3.      Em relação à DEMANDA:

ITENS DE DEMANDA REGULAR OU CONSTANTE: são caracterizados por pequenas variações de demanda entre sucessivos intervalos de tempo.

ITENS DE DEMANDA IRREGULAR: são caracterizados por consumo aleatório, por meio de grandes variações entre sucessivos intervalos de tempo.

ITENS COM DEMANDA SAZONAL: são caracterizados por padrão repetitivo de demanda, que apresenta alguns períodos de considerável elevação em determinadas data.

ITENS COM DEMANDA EM DECLÍNIO: são caracterizados pela redução ou extinção da demanda, e substituição do produto.

ITENS COM DEMANDA VARIADA: são itens que têm a sua demanda associada a outro(s) item ou a demanda do produto acabado.

4.      Em relação a APLICAÇÃO:

MATÉRIAS-PRIMAS: material básico que irá receber um processo de transformação dentro da fábrica, para posteriormente entrar no estoque de acabados como produto final.

MATERIAIS SECUNDÁRIOS/ MATERIAIS AUXILIARES: material que ajuda e participa da execução e transformação do produto, porém não se agrega a ele, mas é imprescindível no processo de fabricação.

PRODUTOS EM FABICAÇÃO OU SEMI-ACABADOS: materiais em processamento, são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa.

PRODUTOS ACABADOS: são os produtos constituintes do estágio final do processo produto, já prontos.

MATERIAIS DE MANUTENÇÃO: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção.

MATERIAIS IMPRODUTIVOS: materiais não incorporados às características do produto fabricado.

MATERIAIS DE CONSUMO GERAL: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam manutenção.

5.      Em relação a VALOR DE CONSUMO:

CLASSIFICAÇÃO  ABC: são os materiais classificados a partir da curva ABC ou curva de Paretto, método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo.

ITENS CLASSE A: são os itens mais importantes e que devem receber toda a atenção no primeiro momento do estudo. Nesses itens são tomadas as primeiras decisões sobre os dados levantados e correlacionados em razão de sua importância monetária.

ITENS CLASSE B: são os itens intermediários e que deverão ser tratados logo após as medidas sobre os itens de classe A, são os segundo em importância.

ITENS CLASSE C: são os itens de menor importância, embora significativos em quantidades, mas com valor monetário reduzido, permitindo maior espaço de tempo para sua análise e tomada de ação.

6.      Não menos importante, temos também: Em relação à IMPORTÂNCIA OPERACIONAL (CRITICIDADE); Em relação à CRITICIDADE DINÂMICA; Em relação à AQUISIÇÃO (123); Em relação à POPULARIDADE (PQR); Em relação à APLICAÇÃO (GUS).

Algo de extrema relevância é que as medidas utilizados na gestão dos estoques não podem ser confundidas com as medidas utilizadas de forma comercial, ou seja, muitas trata-se de embalagem do produto, exemplo:

UNIDADE (ESTOQUE)	UNIDADE COMERCIAL
UN	CJ (conjunto)
M	FR ou FD (fardo)
KG	CX (caixa)
L	PC (pacote ou peça)
	LT (lata)

A maior dificuldade do gestor de estoques é com relação à interface que essa área possui com as demais áreas de uma determinada empresa, bem como, os objetivos do setor devem estar alinhados aos objetivos da empresa e visa: melhorar o atendimento aos clientes internos e clientes externos.

Áreas	Entradas	Saídas
Informática	informações sobre novas tecnologias, assessoria na utilização de EDI, e-mail,intranets, extranets, softwares de compras.	informações sobre fornecedores, cópias de solicitações de compras e de pedidos de compra, cópias de contratos de fornecimento de serviços.
Marketing e Vendas	condições do mercado de compradores, novos concorrentes, novos produtos, novas tecnologias de produtos e processos.	custos de promoções, condições do mercado fornecedor.
Contabilidade e Finanças	custos das compras, disponibilidade de caixa, assessoria nas negociações sobre condições de pagamento.	orçamentos de materiais, compromissos de pagamentos, custos dos itens comprados, informações para subsidiar estudos da relação benefícios sobre custos.

Para uma gestão de estoque eficiente, a empresa deve fazer um bom planejamento da demanda, monitorar cuidadosamente o inventário e garantir a qualidade do armazém.

Inicialmente podemos realizar uma prévia sobre uma boa gestão dos estoques e, os objetivos da área de estoques; Vejamos:

Outros aspectos são de extrema importância uma análise e avaliação criteriosa para uma boa gestão dos estoques nas empresas: dados de cadastro, código interno, código de barras, código de endereçamento de estocagem, referências do fornecedor, descrição técnica do produto ou mercadoria, descrição mercadológica do produto ou mercadoria, layout área de estocagem, layout área de pulmão do processo de estocagem, recursos físicos para a estocagem, recursos móveis para a estocagem:

·         rotinas de contabilização das entradas e saídas;

·         relatórios de inventários permanentes e periódicos, estoques máximos e mínimos, rotatividades;

·         apurações de margens etc.

Vale lembrar que em nosso país devemos praticar as normas contábeis vigentes, ou seja, devemos observar o pronunciamento contábil 16 (R1) que considera estoques como:

ü  ativos mantidos para venda no curso normal dos negócios e das operações

ü  ativos em processo de produção para venda

ü  ativos na forma de materiais ou suprimentos, a serem consumidos ou transformados no processo de produção ou na prestação de serviços

O Pronunciamento estabelece em seu item 9, que os estoques devem ser mensurados pelo valor de custo ou pelo valor realizável, dos dois o menor.

Um exemplo claro sobre o valor realizável são estimativas baseados em fontes confiáveis e precisas, como os preços de venda de produtos ou prestação de serviços estipulados em contratos, dessa forma os preços do contrato são fontes confiáveis e precisas, uma vez que evidenciou a regra do valor realizável, sendo este valores esperados a serem realizados com sua venda ou uso.

Apuração do Valor Realizável Líquido

Exemplos de itens de estoques sujeitos a aplicação do valor realizável líquido:

a) Matérias Primas e outros materiais utilizados na produção e almoxarifado,

b) Produtos Acabados e Mercadorias para Revenda,

c) Produtos em processo.

Materiais primas, outros materiais utilizados na produção e almoxarifado de uso geral.

Materiais	Quantidade	Custo Unit.	Custo Total	Valor Realizável Líquido	Unitário abaixo do Mercado
Caixa Clipes – A143	1000	R$        2,00	R$   2.000,00	R$               1,80	R$                 0,20
Caixa Clipes – A99	2000	R$        0,50	R$   1.000,00	R$               0,55	-
Caixa Clipes – A50	4000	R$        0,40	R$   1.600,00	R$               0,40	-

Como se nota apenas um produto possui valor realizável líquido abaixo do custo, devendo-se reconhecer contabilmente uma perda estimada para redução ao valor realizável líquido.

Materiais	Quantidade	Valor Unit. Prevalece	Custo Total	Valor Contábil	Diferença (Perda Estimada)
Caixa Clipes – A143	1000	R$        1,80	R$   1.800,00	R$      2.000,00	R$           200,00

Esta perda é demonstrada no Balanço como redução de contas de estoques

Valor de venda a Vista	R$   100,00
(-) ICMS	R$     18,00
(-) PIS / COFINS	R$       9,25
(-) Comissões	R$       3,00
(-) Embalagens	R$       2,00
(=)Valor realizável líquido	R$     67,75
Custo de aquisição/produção	R$     90,00
Ajuste por estimativa de perda	R$     22,25[1]

Contabilização do Valor Realizável Líquido

Débito:	Despesas Administrativas (Conta de Resultado)	R$  22,25
Crédito:	Perdas Estimadas p/ Redução ao Valor Realizável (Ativo Circulante)

Segue abaixo 10 (dez) dicas importantes para uma boa gestão dos estoques na sua empresa.

1. com base nos estudos realizados determinar para cada item estocado a periodicidade de reposição;
2. determinar em função a cada item a quantidade ideal a ser estocada conforme estudo da curva ABC;
3. organizar o departamento de compras para que tenha agilidade nas compras e fazer cumprir os prazos de entrega do que foi comprado;
4. manter procedimentos e sistemas de inventários permanentes e, estabelecer prazos para as realizações dos inventários periódicos;
5. reavaliar, periodicamente, itens que vão ficando obsoletos, retirando-os dos estoques e;
6. quantificar os itens danificados em função ao tempo de guarda ou de manuseio dando baixa dos estoques;
7. manter uma boa gestão dos estoques, ou seja, implantar um eficiente WMS[2] para controles sólidos e confiáveis;
8. controlar os custos dos estoques considerando o pronunciamento contábil 16 (R1);
9. dependendo do tipo de atividade e dos tipos de produtos / mercadorias, realizar um bom seguro para se garantir de fatos indesejados;
10. montar um eficiente budget[3] onde realize uma boa gestão cruzada interligando o departamento de estoques, departamento de compras e departamento financeiro.

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[1] Conta contábil = Perda estimada para redução ao valor realizável (Ativo - conta credora) Impostos incidentes já inclusos

[2] WMS é a sigla de Warehouse Management System, ou seja, Sistema de Gerenciamento de Armazém.

[3] Budget é um orçamento.

Publicidade e Propaganda: Custo, Despesa ou Investimento?

Os empresários e, principalmente o pequeno e médio empresário, busca encontrar boa resposta ao questionamento de gastos com publicidade e propaganda tratar-se de custo, despesa ou investimento.

Do ponto de vista puro e simplesmente contábil, em algumas ocasiões publicidade e propaganda pode ser sim considerada uma despesa, bem como, com forte respaldo no RIR – Regulamento do Imposto de Renda, porém, questiona-se se em algum momento esse gasto pode ser considerado custo.

Tratamos na contabilidade a definição de custo como sendo todo o insumo necessário para a produção de algum produto ou serviço, todavia, dependendo das atividades operacionais da empresa e, do elo das ações de publicidade e propaganda em relação ao ramo de atividade da empresa, podemos, desde que fortemente comprovado, tratarmos de custo essa publicidade e propagada.

A melhor definição para publicidade e propagada seria o termo investimento, pois, a questão central não é a terminologia contábil e, sim a gerencial e administrativa adotada pelos empresários. O que ocorre é que algumas importantes ações são de imprescindível importância ter em mãos algumas informações, para que tenhamos bons resultados com publicidade e propaganda. Exemplo: Se você não tiver um cadastro atualizado com informações importantes sobre o seu cliente, jamais, conseguirá surpreende-lo, ou seja, uma simples ligação no dia do aniversário do seu cliente, ou o envio de um cartão de felicitações pelo aniversário dele, ou ainda o envio de um voucher com um bom desconto em uma pizzaria ou churrascaria de requinte na cidade de domicilio do cliente.

Pequenas ações e com custo zero podem ser excelentes alternativas de publicidade e propaganda; Segue abaixo 5 dicas importantes para todos empresários:

Cadastro de clientes:procure alimentar seu cadastro de clientes com informações importantes sobre os costumes, hábitos e gostos dos clientes; Informações são de extrema importância para cuidar de seus clientes com atenção e presteza.

Redes sociais:Atualmente o mundo já se tornou digital e, muitas pessoas misturam o mundo real com o mundo virtual ou digital; Saiba extrair o que as redes sociais tem de melhor com ações simples e, aproxime-se cada vez mais dos seus clientes.

Planejamento Estratégico:Desenvolva e programe um plano de ações claro e transparente para todos os membros da empresa. Em muitas das vezes não trazer clareza em algumas ações pode trazer estranheza e incertezas da nossa empresa em relação aos nossos clientes.

Bons relacionamentos:Principalmente em empresas prestadoras de serviços, ou seja, empresas que devem inspirar confiança e tranquilidade nos negócios. Não podemos esquecer, de que se o cliente escolheu nossa empresa, esse já é o primeiro passo de relação de confiança e segurança do cliente em relação a nossa empresa, portanto, devemos tratar com gentileza e cordialidade nossos clientes.

Parcerias:Parceiros são sempre ótimos, cada um no seu segmento oferecendo algo diferente, mas que satisfaça totalmente o cliente. Pense, inclusive, na ideia de montar um grupo de negócio, um grupo de parceiros ou uma associação, algo do tipo. Pequenos empresários que se ajudam que apresentam e indicam clientes, que o serviço que um ofereça complemente a oferta do outro.

Qual o ponto de equilíbrio da sua empresa?

Todo e qualquer negócio / empresa, necessita ser sustentável economicamente, bem como, financeiramente; Porém, algumas ferramentas são indispensáveis para uma boa gestão nas empresas.

Uma das ferramentas imprescindível é o Ponto de Equilíbrio, também conhecido por alguns, como break-even-point, que é nada mais nada menos que um percentual, ou seja, um indicador que mostra onde será o marco zero da empresa em suas operações, quer seja, o ponto em que as receitas vão se igualar aos custos e despesas. Nessa ótica, parece que o indicador por si só não tem muito sentido para os negócios, contudo, torna-se um excelente indicador quando mostra que para uma empresa obter lucro, necessitará vender acima de determinada quantidade.

Em uma empresa temos uma classificação para os custos e despesas e, em especial para as despesas temos várias terminologias, como: despesas comerciais, despesas administrativas, despesas financeiras, despesas de produção, etc. Ocorre que as despesas são classificadas conforme o nível de operações de uma empresa, dessa forma, temos: despesas fixas e despesas variáveis. Despesas fixas são aquelas em que independentemente de as empresas estarem desenvolvendo suas atividades ou não, essas despesas acontecerão, um exemplo: despesa de aluguel, de outro lado algumas despesas somente acontecem se as atividades de uma empresa estiverem a todo vapor, um exemplo: despesa com comissão de vendas.

Ponto de Equilíbrio é um dos indicadores contábeis que informa ao executivo o volume necessário de vendas, no período considerado, para cobrir todas as despesas, fixas e variáveis, incluído-se o custo da mercadoria vendida ou do serviço prestado.

Para se calcular o Ponto de Equilíbrio, necessário se faz é o conhecimento do conceito de Margem de Contribuição.

Margem de Contribuição representa o lucro variável. É a diferença entre o preço de venda unitário do produto e os custos e despesas variáveis por unidade de produto. Significa que em cada unidade vendida a empresa lucrará determinado valor. Multiplicado pelo total vendido, teremos a contribuição marginal total do produto para a empresa. Margem de Contribuição, nada mais é do que os resultados positivos, obtidos através da Receita, menos os Custos Variáveis. Este resultado, que é a Margem de Contribuição, deverá ser igual aos Custos Fixos para que se chegue ao Ponto de Equilíbrio.

Conforme se pode observar a figura acima, o Ponto de Equilíbrio é o ponto onde a linha da Receita cruza com a linha do Custo Total.

Fórmula:

Ponto de Equilíbrio = Custos Fixo ÷ % Margem de Contribuição

 Descobrindo % da Margem de Contribuição

Demonstração de Resultado da empresa “XYZ”

 O que de fato é Ponto de Equilíbrio?

É o mínimo que deveremos vender num determinado período de tempo para que nossas operações não deem prejuízo. Obviamente que também não estaremos conseguindo lucro. No caso da empresa acima, o Ponto de Equilíbrio (Esse ponto de equilíbrio é considerado o Ponto de Equilíbrio Contábil) seria:

Ponto de Equilíbrio = Custos Fixo ÷ % Margem de Contribuição

Ponto de Equilíbrio = 28.000,00 ÷ 35% = 80.000,00

Então, R$ 80.000,00 é o mínimo, aproximadamente, que esta empresa tem que vender para conseguir bancar a sua estrutura, ou seja, para não amargar com prejuízo.

Verificação:

Demonstração de Resultado do PE da empresa “XYZ”

 Ponto de Equilíbrio econômico

É o Ponto de Equilíbrio com um lucro desejado. Poderá acontecer de, no processo de elaboração orçamentária, a diretoria determine um Ponto de Equilíbrio com um lucro desejado. Vamos ver o cálculo, tomando como exemplo a demonstração da empresa “XYZ”, considerando que a diretoria determinou um lucro desejado de R$ 6.000,00, acima do Ponto de Equilíbrio:

Ponto de Equilíbrio = (28.000,00 + 6.000,00) ÷ 35% = 97.142,86

Vamos para a análise e verificação:

Demonstração de Resultado do PE da empresa ” XYZ “

 Ponto de Equilíbrio financeiro

É quando dentro dos Custos Fixos, existem variações patrimoniais que não significam desembolsos para a empresa, mas que, de acordo com os Princípios Contábeis, estas variações devem figurar no resultado do exercício, sendo confrontados com as receitas, porque contribuíram para a constituição da mesma. Exemplo clássico é a depreciação. Usando o mesmo exemplo anterior, sem o lucro desejado, vamos imaginar que dentro dos custos fixos exista um valor de R$ 2.000,00 referente à depreciação. Eliminando-se a depreciação, o Ponto de Equilíbrio cai.

Ponto de Equilíbrio = (28.000,00 – 2.000,00) ÷ 35% = 74.285,71

Vamos para a análise e verificação:

Demonstração de Resultado do PE da empresa ” XYZ “

Apesar de o Ponto de Equilíbrio ser uma ferramenta fundamental na Administração Financeira, este coeficiente não é exato, sendo passível de alguma diferença no decorrer do período. E isso é fácil de explicar. O Custo Fixo, na realidade ele não é fixo como se diz. Ele tem esta denominação, de custo fixo, porque ele não varia de acordo com as vendas, por isso que é chamado de custo fixo. Porém, os custos que o compõem, na realidade variam de acordo com o desperdício administrativo. Por exemplo, a energia elétrica, o gasto com comunicações, com combustível e outros gastos considerados fixos, se não houver controle, eles sempre estarão variando e, com eles variando, o Ponto de Equilíbrio também variará. Por isso, este coeficiente tem seu valor aproximado. Mas apesar disso, o Ponto de Equilíbrio é uma ferramenta extremamente importante na Administração Financeira das Empresas. Agora que já sabe da importância dessa ferramenta, borá lá utilizar ok? Se precisar de alguma ajuda nossa consultoria poderá lhes atender através dos nossos Consultores! Então, entre em contato agora mesmo com o Consultor Willian e agende uma visita com um de nossos Consultores.