Em muitas das vezes e, em
muitas empresas, muitas reuniões acabam atrapalhando e atravancando o
desenvolvimento dos negócios na companhia do que trazendo soluções e resultados
esperados.
Esse quadro é possível por não existir
um planejamento antes e durante as reuniões para que elas atinjam sua
efetividade com total sucesso. Mediante essas situações segue sugestão de como
montar reuniões produtivas.
Antes de qualquer coisa é
preciso entender que, o fluxograma aceito em uma reunião, é um fluxograma que
serve para balizar os assuntos a serem tratados na reunião, a necessidade da
participação de todos os envolvidos no assunto inerente a reunião, a
flexibilidade por parte do gestor (mediador da reunião) para lidar com situações
complicadas, inesperadas, difíceis e problemáticas, bem como, gerir
comportamentos inadequados na reunião, ter boa postura para as apresentações
dos assuntos nas reuniões e, expertise para criar e desenvolver plano de ação
em conjunto com os participantes na reunião, expondo assim que o mediador
possui know-how suficiente para trabalhar em equipe e liderar projetos e
pessoas na organização.
Fluxograma do planejamento e execução de uma reunião[1]
Para que uma reunião tenha o
sucesso esperado, se faz necessário acontecer o que se segue no fluxograma
acima;
1.
Planejar:
O planejamento é a base do sucesso nas reuniões;
2.
Participação:
Todos os envolvidos precisam participar na reunião;
3.
Comportamentos:
É necessário que o mediador da reunião tenha flexibilidade suficiente para
lidar com comportamentos inadequados durante a reunião;
4.
Plano
de Ação: O mediador teve estabelecer planos de ação efetivos para
o alcance dos resultados esperados, analisando criteriosamente alguns fatores:
tempo, custo e responsáveis;
5.
Apresentação:
Muito importante que o mediador tenha uma boa eloquência ao discorrer sobre os
assuntos a serem tratados na reunião, bem como ter boa técnica de apresentação
para que os assuntos sejam tratados de forma clara e objetiva.
Cada equipe ou organização acaba, de uma
forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No
entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas
pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes
desperdiçam o tempo dos envolvidos.
1.
As reuniões acabam sempre sendo um ponto crítico de sucesso do
projeto.
São nas reuniões de projeto em que se reúne
a equipe (toda ou parcial) e decisões ou planos de ações são tomados. Essas
decisões que acabarão definindo o andamento, realinhamento do escopo,
planejamento e re-planejamento do projeto.
2. Esquema básico de uma reunião[2]
2.
Reuniões produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e
alinham todas as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.
Vamos, então, direto ao ponto. Abaixo são
listadas as principais características que tornam as reuniões mais produtivas:
A.
Toda
reunião deve ter um objetivo
§
Prepare uma pauta (desde um e-mail informal até um documento
impresso), que expresse bem o que será discutido na reunião agendada;
§
A pauta deve ser distribuída com
antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite
que as pessoas se prepararem para o que será discutido.
B.
Os
horários devem ser respeitados
§
Defina bem os horários de início/fim
da reunião;
§
Todos os membros da reunião devem
chegar no horário marcado.
C.
As
pessoas certas devem estar na reunião
§
As reuniões nem sempre precisam
envolver a equipe inteira do projeto. Devem-se trazer as pessoas que estão
relacionadas com o objetivo da reunião, para que o plano de ação resultante
seja mais efetivo.
D.
O
ambiente deve ser informal e agradável
§
A reunião deve sempre ter um
condutor, que estabeleça as regras da reunião e permita que todos os
participantes, de fato, participem do que está sendo discutido na reunião;
§
Discussões ocorrem, e são boas quando
são construtivas. Ou seja, ao invés de apenas falar que algo está errado ou que
não vai bem, proponha, uma forma de resolver o problema.
E.
A
ata deve ser um plano de ação
§
Uma ata não deve ser apenas um registro do que foi
dito na reunião. Ela também deve ser um plano de ação que a equipe irá executar
para cumprir os objetivos do projeto.
Concluindo, tornar uma reunião produtiva
ajuda a unir a equipe do projeto, criando sinergia e tornando a comunicação
mais eficiente, além de sempre alinhar as ações tomadas de forma a entregar o
que foi planejado.
Abaixo relaciono algumas dicas a seguir
antes e durante uma reunião.
A.
ANTES DA
REUNIÃO:
1.
Primeiro precisamos identificar o tipo de reunião, bem como
termos uma pauta das nossas reuniões;
2.
Estimar o tempo de duração de cada tópico da reunião e, em nossa
opinião é que as reuniões não ultrapassem 1 (uma) hora de duração, pois, além
disso, acreditamos que a reunião se torna cansativa, exaustiva, bem como, tem
grandes possibilidades de perder o foco dos assuntos a serem desenvolvidos;
3.
Identificar quem serão os envolvidos nessas reuniões;
4.
Definir o número de participantes, local, data, horário e o
tempo dessas reuniões, bem como cumprir esses quesitos;
5.
Elaborar um cronograma (agenda) das reuniões com etapas a ser
seguidas;
6.
Comunicar os participantes dessa reunião com antecedência.
B.
DURANTE A REUNIÃO:
1. Ouvir
o que as pessoas estão dizendo, aceitar como um ponto de vista diferente e,
analisar se realmente tem sentido o que esta sendo exposto pela pessoa;
2. Usar
as reuniões para solucionar problemas e NÃO para intimidar ou medir
forças com outros participantes da reunião;
3. Muito
importante que tenhamos um feedback ao final da reunião de como ela foi
conduzida, bem como, estabelecer prazos para o que se desenvolveu nessa
reunião;
4. Estar
atento a participação de todos os envolvidos é de suma importância, bem como
introduzi-los no contexto discutido na reunião, outrossim, é de suma
importância a participação de todos na reunião;
5. Analisar
se as pessoas que estão participando da reunião estão compreendendo o assunto,
bem como se estão comprometidas com a reunião;
6. Anotar
em uma folha apartada (folha de pendências) todos os assuntos que não estejam
no contexto da reunião, bem como quando isso ocorrer, com a maior diplomacia e
profissionalismo trazer o contexto da reunião a tona e não deixar que assuntos
alheios sejam despendidos a todo momento na reunião;
Definir ações, responsáveis pelas ações e, prazos de forma democrática e
participativa e jamais ditatorial.
[2]
Figura desenvolvida pelo autor deste artigo.
