Revolucionando o aspecto fiscal e tributário de nosso país, Criou-se
então a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que surgiu em 2005 e tem validade em
todos os Estados brasileiros. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desafogar
a relação entre fiscos e contribuintes. Com a sugestão de diminuir custos de
impressão e obtenção do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito
das mercadorias e facilitar a consulta das notas pela internet, a novidade pode
se tornar uma armadilha para os mais incautos.
Para evitar que o benefício se transforme em dor de cabeça, segue
uma lista com algumas dicas sobre o tema. Confira abaixo:
1. O Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) NÃO é a Nota Fiscal Eletrônica - Ele é
a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções:
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações
básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.);
• Conter a Chave de Acesso,
composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e;
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota
Fiscal Eletrônica.
2. A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de
arquivo XML e não considerar a NF-e como o DANFE impresso. O contribuinte
emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Devem ser
guardados tanto os XML de entrada quanto os de saída. Por isto pesquise e adote
sistemas eficientes e confiáveis de backup.
3. Aliás - Além de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve
sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a
validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não se esqueça de
verificar se a assinatura digital – tecnologia que garante a integridade e
autenticidade de arquivos eletrônicos - é válida. Se não for, mesmo que a Nota
Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um
documento inválido e poderá sofrer consequências - uma vez que ele é
responsável pela guarda do documento por 5 anos.
4. Alerta - Fique atento à segurança de seu Certificado Digital.
Existem dois tipos de certificados válidos para assinar a NF-e:
• O E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal;
• E-NFe, que só permite assinar a NF-e.
5. Dispensa de emissão de NF-e – No caso da legislação de São
Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o
contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, nos casos da
venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria
para venda fora do estabelecimento sejam expedidas Notas Fiscais Eletrônicas,
estas vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos
modelos 1 ou 1 A.
Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte deverá preencher o
campo Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e
- PCAT 162/2008 - artigo 7º - Hipótese '__'” e demais informações, dependendo
da hipótese de dispensa.
6. Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica
deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do
contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo
deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o
documento não tem validade.
7. Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro
apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso
isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo
para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada não seja
retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da
Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
8. Atualmente, o prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica
é de até 168 horas após sua autorização. Em 1° de janeiro de 2011, o período
foi reduzido para 24 horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria
CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento
da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém,
vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o
Regulamento do ICMS (RICMS).
9. Cuidado com o “autocompletar” - A Nota Fiscal Eletrônica não
poderá ser cancelada quando ocorrer à saída da mercadoria. Verifique se o seu
programa emissor de NF-e preenche automaticamente a data de saída na nota e, se
positivo entre em contato com o suporte da empresa para o devido ajuste. Ou
seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o documento não poderá
ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que
produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em
vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.
10. O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é
obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este
campo em branco, mas é importante que quando a mercadoria sair da empresa, ela
esteja devidamente descrita no Danfe.
11. Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão
da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à
geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações
Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas
fiscais de emissão própria quanto às notas fiscais de compra de mercadorias ou
produtos.
12. Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para
emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a
geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções
completas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.
13. Quando acontecerem
problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência,
como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração
Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma
destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos
em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de
Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco –
em São Paulo, por exemplo, a relação pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou do telefone (11) 3243-3400.
14. Fiquem atentos as
constantes atualizações na legislação do SPED (Sistema Público de Escrituração
Digital), pois a NF-e faz parte desse projeto, hoje em dia costuma-se dizer que
o fisco sabe tudo o que ocorre nas empresas e, isso não é apenas um dito
popular, pois o fisco estreitou a relação fisco X contribuinte e está cada vez
mais próximo das operações diárias de toda e qualquer empresa, portanto fiquem
atento com relação as atualizações através dos seguintes sites:
15. Antes de qualquer coisa é
de suma importância que o contribuinte consulte através do CNAE (Código Nacional
de Atividade Econômica) se ele está obrigado a adotar a NF-e e, para isso ele
deve fazer sua consulta no site da Sefaz e, em seguida estando obrigado a
adotar a NF-e em seu estabelecimento deve providenciar o seu credenciamento
conforme a seguir:
Informe o mesmo usuário e senha utilizada para
acessar os serviços do Posto Fiscal Eletrônico (PFE): > Cadastrar em status
Homologação para envio de NF-e em teste, somente a partir do momento em que o
cliente realmente entrar na obrigatoriedade da emissão da NF-e é que altera-se
o status para modo Produção, para um correto credenciamento tanto de testes
quando de entrada de produção peça e exija a ajuda do seu contador para esses passos
da implantação da NF-e em sua empresa.
16. No manual da NF-e
que você pode obter conforme o link abaixo, nas páginas 164, 165, 166 e 167
vocês podem encontrar os devidos modelos do DANFE.
Willian Ferreira dos Santos
willian.limeira@gmail.com
